Vergangene Woche hatte ich einen Workshop zum Thema „PDL-Kompetenzen der Zukunft“. Wir sprachen über die notwendigen fachlichen, methodischen, sozialen sowie Führungskompetenzen. Die Teilnehmer:innen bejahten meine Gedanken. Als wir auf die Planung zum Aufbau dieser Kompetenz zu sprechen kamen, sagte eine Teilnehmerin: „Wann soll ich das denn noch machen, ich habe doch keine Zeit.“
Sie sprach den meisten aus der Seele. Gefühlt haben wir NIE genug Zeit.
Dann sind wir gemeinsam der Frage nachgegangen: „Warum habe ich gefühlt nie Zeit?“
- Die Geschäftsleitung hat zu viele Projekte initiiert
- Die Mitarbeiter fordern persönliche Aufmerksamkeit
- Die Kunden und ihre Angehörigen wünschen den Kontakt
- Die Aufgaben sind zu viele und die Tage viel zu kurz
- Die Ablenkungen sind zu groß
- Die Ansprüche sind zu hoch
Die folgerichtige nächste Frage lautete: „Und was macht das mit Dir?“
- Ich bin unzufrieden mit mir, mit den anderen, mit der Welt
- Ich verdränge wichtige und dringende Themen
- Ich fühle Stress und habe schlechte Laune
- Ich kann nach Feierabend nicht abschalten
- Ich fühle, wie die Situation meiner Gesundheit schadet
Zur einem Lösungsansatz kamen wir nicht mehr – die Zeit war um.
Die Frage ließ mich nicht los. Hier mein Gedanken.
Drücke die Stopp-Taste. Wenn Du spürst, dass Du den Überblick verlierst, dass Dir Dein Zeitmanagement entgleitet, drücke die Stopp-Taste, lege eine Pause, atme tief durch und prüfe, ob Du die nachfolgenden Tipps bereits beachtest und wenn nein, warum nicht.
Priorisiere ist der Schlüssel zum Erfolg. Denke an US-Präsidenten Eisenhower. Identifiziere die Aufgaben, die am wichtigsten sind und die am dringendsten erledigt werden müssen. Arbeite an diesen Aufgaben zuerst und stelle sicher, dass Du genügend Zeit dafür hast.
Multitasking ist ein Mythos. Niemand kann mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen, das macht das menschliche Hirn nicht mit. Also lass es und erledige Aufgabe für Aufgabe.
Zeitplanung ist unerlässlich, wenn Du erfolgreich sein willst. Erstelle einen Zeitplan, um sicherzustellen, dass Du genügend Zeit für die wichtigen Aufgaben hast. Berücksichtige dabei Deine Leistungskurve. Ich persönlich erledige konzeptionelle Aufgaben immer am frühen Morgen. Wie ist das bei Dir?
Vermeide Ablenkungen, wie Handy oder soziale Medien, wenn Du an wichtigen Aufgaben arbeitest.
Delegiere Aufgaben, die andere übernehmen können, um Dir mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu geben. Ich habe kürzlich den Satz gelesen: „Verantwortlich ist jemand, der Antworten geben kann.“ Vielleicht musst Du nicht immer die Antwort geben!
Plane auch Pausen, um Dich zu entspannen und aufzuladen. Kurze Pausen können helfen, Deinen Geist zu erfrischen und Deine Energie wieder aufzuladen.
Verzögerungen sind der Feind des Zeitmanagements. Beginne frühzeitig mit Deinen Aufgaben, um Zeitdruck und Stress zu vermeiden. Wenn Du Schwierigkeiten hast, Dich zu motivieren, setze Dir Ziele und belohne Dich, wenn Du sie erreichst.
Meetings sind wahre Zeitspender
Zugegeben. Viele dieser Tipps sind Dir sicher bekannt und Du suchst und findest (berechtigt?) Zeitfresser im Außen.
„Die Geschäftsführung priorisiert die Projekte nicht! „
„An wen soll ich denn delegieren, ist doch keiner da, der das kann!“
Ich komme aus der IT-Branche und habe schon früh in agilen Projektstrukturen gearbeitet. Ein Erfolgsrezept sind stimmige Meeting-Strukturen. Sie helfen, die Aufgaben auf die Ziele des Unternehmens auszurichten und gemeinsam Zeitfresser zu vermeiden. So habe ich die nachfolgenden zwei Meetings in meinem Pflegedienst etabliert.
Morgenbesprechung
Ergebnis: Einsatzplanung für das Büro-Team für den Tag
Dauer: Maximal 15 Minuten (jeden Werktag zur selben Uhrzeit)
Teilnehmer: Büroteam, Geschäftsführung optional (Geschäftsführung darf zuhören, aber nicht sprechen.)
Vorgehen: (Die Teammitglieder beantworten drei Fragen.)
- Was gab es gestern für herausfordernde Situationen oder Störungen, welche wir heute berücksichtigen müssen, z.B. Störung Telefonanlage?
- Welche Besonderheiten oder Hindernisse, gibt es, welche die heutige Routine beeinflussen z.B. Krankmeldung einer Büromitarbeiterin?
- Was sind meine heutigen Schwerpunktaufgaben und wo benötige ich ggf. Unterstützung z.B. Abrechnung?
Vorteil: Allen Büromitarbeitern (und ggf. die Geschäftsführung) sind die zu berücksichtigenden Besonderheiten und geplanten Aufgaben bekannt. Vor dem Hintergrund der vorhandenen Ressourcen des Tages kann das operative Geschäft ggf. gemeinsam re-priorisiert werden.
Wöchentliches Statusmeeting
Ergebnis: 1. Gemeinsames Verständnis zum Status der aktuellen Projekte, Initiativen und zentralen Kennzahlen 2. Planung der Aufgaben für das Team für die kommende Woche
Dauer: Maximal 60 Minuten (1x pro Woche zur selben Uhrzeit)
Teilnehmer: Büroteam, Geschäftsführung
Vorgehen: (Jedes Teammitglieder beantwortet die folgenden Fragen und dokumentiert die Ergebnisse vorab in einer zentralen Präsentation)
- Wie ist der Status/Fortschritt der durch mich verantworteten Projekte/Initiativen/Kennzahlen z.B. Personal: Anzahl Bewerbungen (SOLL, IST)?
- Welche Schwerpunktaktivitäten habe ich in der vergangenen Woche durchgeführt?
- Welche Schwerpunktaktivitäten plane ich in der kommenden Woche?
- Welche Entscheidungen/Unterstützung benötige ich?
- Bei wem möchte ich mich für die Zusammenarbeit bedankten? Wo gibt es Optimierungspotentiale? Was war mein Fehler der Woche?
Vorteil: Geschäftsführung und Büromitarbeiter
- kennen den Satus der operativen Aktivitäten sowie der initiierten Projekte,
- initiieren neue Maßnahmen und Projekte,
- treffen zeitnah notwendige Entscheidungen und
- erkennen Verbesserungspotentiale.
Auf dieser Basis können die Ressourcen gemeinsam re-priorisiert werden.
Die Verschriftlichung sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen welche nicht teilnehmen können 1. den eigenen Status mitteilen können und 2. nach ihrer Rückkehr den Gesamtstatus nachlesen können.
Noch ein letzter Gedanke: Ändere Deine Sicht auf die Zeit und wandle das Negativ-Matra „Ich hab doch keine Zeit“ einfach um:
„Für alles WICHTIGE habe ich genug Zeit!“
Ich bin gespannt auf Deinen Kommentar.